Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) mangelt es trotz vorhandener moderner Technologien häufig an einheitlichen Kommunikations-Lösungen für ultramobiles Arbeiten. In diesem Blog-Artikel zeigen wir Ihnen, warum eine solche Lösung wichtig ist und welche Anforderungen sie im BOS-Umfeld unbedingt erfüllen muss.
Die altbewährten Kommunikationswege und die häufig geschlossenen IT-Infrastrukturen der BOS stoßen spätestens im Außendienst an ihre Grenzen. So müssen Polizist:innen Unfälle beispielsweise häufig noch per Hand aufnehmen. Und auch wenn digitale Hilfsmittel vorhanden sind, so sind diese in der Regel nicht vollständig in die entsprechenden Backend-Systeme integriert, wodurch ein erheblicher administrativer Mehraufwand für Außendienstmitarbeitende entsteht. Mangels gesicherter Alternativen greifen BOS-Beschäftigte daher häufig zu ungesicherten und nicht zugelassenen Anwendungen wie WhatsApp und Co. Diese Form der Schatten-IT birgt ein immenses Risiko für die teilweise hochsensiblen Daten, mit denen die BOS regelmäßig arbeiten. Gerade deshalb ist es unerlässlich, dass BOS Mitarbeiter:innen mit gesicherten ultramobilen Kommunikations-Lösungen ausgestattet werden.
Im Folgenden haben wir wichtige Voraussetzungen zusammengestellt, die eine solche Lösung unbedingt erfüllen sollte.
1. Alle Mitarbeiter:innen müssen untereinander vernetzt sein
Mitarbeitende im Außendienst müssen im Einsatz von überall aus flexibel und sicher arbeiten können. Mindestens genauso wichtig ist die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung sensibler und vertraulicher Daten in Echtzeit an die Kolleg:innen im Innendienst, um den administrativen Aufwand zu reduzieren. Eine entsprechende Lösung muss den verschlüsselten Datentransfer in Echtzeit und eine reibungslose Synchronisierung der einzelnen Vorgänge gewährleisten.
2. Unkomplizierte Handhabung ist das A und O
Die Kommunikation im Einsatz muss auch organisationsübergreifend unkompliziert und nahtlos funktionieren. Hierfür braucht es eine standardisierte Lösung, die auch in extremen Bedingungen zuverlässig funktioniert und den Einsatzkräften eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht.
3. Alle wichtigen Funktionen in einer Lösung vereint
BOS-Mitarbeiter:innen tauschen kontinuierlich sensible und teilweise streng vertrauliche Informationen wie Berichte, Zeugenaussagen aber auch Ermittlungsstrategien per E-Mail, Nachricht oder Telefon miteinander aus. Die benötigte Kommunikations-Lösung muss daher nicht nur über eine gesicherte Messaging-Funktion verfügen, sondern auch über einen gehärteten Browser, eine gesicherte Kamera, sowie über ein verschlüsseltes E-Mail-Programm und einen gesicherten Kalender.
4. Datenschutz und Sicherheit stehen an oberster Stelle
BOS arbeiten tagtäglich mit sensiblen, sicherheitskritischen Informationen. Eine Kommunikations-Lösung für sicheres und ultramobiles Arbeiten sollte daher unbedingt auch für die Kommunikation bis zum Geheimhaltungsgrad „VS-NfD (Verschlusssachen – Nur für den Dienstgebrauch)“ geeignet sein.
Um Einsatzkräften organisationsübergreifend ultramobiles und vor allem sicheres Arbeiten ermöglichen zu können, müssen BOS ihre Mitarbeitenden unbedingt mit einer einheitlichen Kommunikations-Lösung ausstatten, die den bedingungslosen Schutz und die Sicherheit der hochsensiblen Daten zu jeder Zeit gewährleistet. Darüber hinaus sollte die Lösung eine unkomplizierte und nahtlose Kommunikation und Kooperation aller BOS-Mitarbeiter:innen sowohl im Innen- als auch im Außendienst ermöglichen, um zu verhindern, dass diese auf unautorisierte Anwendungen zurückgreifen.