Frontline Worker richtig digital einbinden
Während die einen Mitarbeitenden in den Unternehmen zunehmend digital vernetzt sind, fallen die anderen immer noch oft durchs Raster: die sogenannten Frontline Worker. Millionen von Fachkräften arbeiten außerhalb der Firmenmauern mit direktem Kundenkontakt – in der Pflege, in der Logistik oder als Servicetechniker. Es ist enorm wichtig, auch sie digital einzubinden. Wie schafft man das? Wie können sie in die Unternehmenskommunikation eingebunden werden? Welche Sicherheitsmaßnahmen sind notwendig, um Sicherheitslücken oder Compliance-Verstöße zu vermeiden? Diesen Fragen geht der folgende Blog-Beitrag nach.
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Digitalisierung von Prozessen und der Transformation hin zu einer zukunftsfähigen IT-Infrastruktur auf die Mitarbeitenden vor Ort in den Unternehmen. Damit lassen sie einen großen Teil der Beschäftigten außen vor, die nicht täglich am Schreibtisch arbeiten, sondern in Produktionsstätten am Fließband, im Außendienst als Zusteller, im Fahrdienst oder in Alten- und Gesundheitszentren als Altenpfleger, Krankenschwester oder Sozialpädagoge. All diese Beschäftigten sind mobil unterwegs, besitzen in der Regel ein eigenes Smartphone, sind aber nicht in die betriebliche Kommunikation eingebunden. Das hat zur Folge, dass wichtige Informationen sie nicht oder nur verzögert erreichen und die Einbindung in die Arbeitsprozesse des Unternehmens zu kurz kommt. Wie kann diese Einbindung also gelingen und welche drei Aspekte sollten Unternehmen dabei berücksichtigen?
Kommunikation ist der Dreh- und Angelpunkt bei der Einbindung von Mitarbeitenden. Um diese reibungslos zu ermöglichen, braucht es Kanäle und Tools, die unabhängig von Zeit und Ort funktionieren und einen ultramobilen Austausch ermöglichen. Dabei sollten Unternehmen nicht auf Insellösungen setzen, sondern auf eine ganzheitliche Lösung, die alle benötigten Anwendungen in einer Applikation auf dem Smartphone bündelt. Zu den wichtigsten Kommunikations- und Kollaborationstools gehören neben E-Mail, Kalender und Kontakten auch der Zugriff auf das Intranet über einen geeigneten Browser sowie die Bearbeitung von Dokumenten. So kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Informationen und wichtige Dokumente jederzeit einsehen und abrufen können.
Betrachtet man die heute vorherrschende Einbindung der Beschäftigten, wird schnell klar, dass die Realität ganz anders aussieht. Mitarbeitende nutzen Messenger-Dienste wie WhatsApp, Signal oder Telegram, um sich auszutauschen oder teilen wichtige und sensible Unternehmensdokumente über Anwendungen wie Dropbox und WeTransfer. Der Grund dafür sind oft fehlende oder schwer zugängliche Anwendungen, die eine einfache Kommunikation und ultramobiles Arbeiten verhindern.
Für eine erfolgreiche Integration der Frontline Worker ist es wichtig, dass Unternehmen klar definieren, welche Geräte die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Außendienst nutzen sollen, um auf wichtige Informationen und Anwendungen zugreifen zu können. Unternehmen können zwischen zwei Möglichkeiten wählen: Das Unternehmen stellt seinen Mitarbeitenden Smartphones zur Verfügung, die von der Unternehmens-IT verwaltet und abgesichert werden, oder Unternehmen setzen auf den BYOD-Ansatz, bei dem die Mitarbeitenden mit ihren privaten Smartphones auf Unternehmensanwendungen zugreifen.
Die Datensicherheit beim BYOD-Ansatz wird dabei zentral über ein Mobile Device Management (MDM) gesteuert. Es definiert globale Richtlinien und Zugriffsrechte und steuert die Sicherung und Verschlüsselung der Daten. Allerdings erhalten IT-Administratoren dadurch Zugriff auf private Smartphones, was Mitarbeitenden und Betriebsräten missfallen dürfte. Hinzu kommt, dass MDM-Lösungen sehr komplex und nur bedingt flexibel sind und sich daher weniger für den Einsatz im Außendienst eignen. Frontline Worker benötigen flexible Tools, die einfach und intuitiv zu bedienen sind, damit auch weniger versierte Mitarbeitende sie nutzen und bedienen können.
Sicherheit und Compliance beachten
Die Nutzung privater Smartphones birgt jedoch Gefahren. Sobald Daten und Informationen über private Geräte und Kanäle ausgetauscht werden, verliert das Unternehmen die Kontrolle darüber. IT-Administratoren können bei einem BYOD-Ansatz keine fragwürdigen Apps oder Webseiten sperren, geschweige denn die Kommunikationswege kontrollieren. Die rechtmäßige und sichere Kommunikation wird den Mitarbeitenden überlassen. Dies stellt jedoch ein Risiko für das Unternehmen dar. Die Nutzung von Messengern wie WhatsApp kann schwerwiegende rechtliche Folgen haben, da sie auf sensible Daten zugreifen und diese auslesen können. Zudem können sie die Kontaktliste einsehen und anhand der gesammelten Daten Nutzerprofile erstellen. Für ultramobiles Arbeiten benötigen Unternehmen daher Lösungen, die nicht nur alle Anwendungen in einer App bündeln, sondern auch ein ganzes Paket an Sicherheitsmaßnahmen bieten. Wichtig ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachrichten, so dass diese nur vom Sender und Empfänger gelesen werden können. Auch der Schutz lokal gespeicherter Daten ist unerlässlich: Der Zugriff sollte mindestens über eine PIN, ein Passwort oder noch besser über ein biometrisches Verfahren wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung kontrolliert werden.
Als richtige Technologie bietet sich hier die Containertechnologie an, die sowohl die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort optimal unterstützt als auch gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhält. Die Lösung schafft auf den Smartphones der Mitarbeitenden einen abgeschirmten und vor Zugriffen geschützten Bereich. Zudem gewährleistet sie ein DSGVO-konformes Arbeiten. So kann ein ultramobiler Arbeitsplatz geschaffen werden, der komfortabel und sicher alle Arbeitsabläufe abdeckt.
Die Frontline Worker sind das Rückgrat vieler Unternehmen. Doch wer digital abgehängt ist – wem also die richtigen Werkzeuge für die tägliche Arbeit fehlen –, ist definitiv nicht so produktiv, wie er eigentlich sein könnte. Dabei ließe sich dies schnell ändern.
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