Wie oft wurde der E-Mail schon das endgültige Aus prophezeit? Mal sollte sie von Messaging-, mal von Social Media Portalen als primärem Kommunikations- und Kollaborationskanal abgelöst werden. Aber nichts davon ist eingetreten. Aus unserem ultramobilen Alltag ist sie nach wie vor nicht wegzudenken. Mit innovativen Konzepten und Funktionserweiterungen ist die E-Mail jetzt bereit für neue Aufgabengebiete und Einsatzszenarien.
Eine höchst sinnvolle Erweiterung der geschäftlichen und dienstlichen E-Mail-Kommunikation sind die sogenannten Multifunktionspostfächer oder Shared Mailboxes. Sie erleichtern die ultramobile Teamarbeit und vereinfachen die zentrale Administration. Bei Shared Mailboxes ist der Account nicht mehr personen-, sondern funktionsbezogen. Er gilt also nicht mehr für einen namentlich identifizierten User, sondern für eine definierte Gruppe von Zugangsberechtigten. Mehrere Personen haben so gemeinsamen Zugriff auf ein oder mehrere Postfächer. Der Zugang wird dabei über ihre funktionale Differenzierung, also beispielsweise die Zugehörigkeit zu einem Team oder einer Gruppe, ihre Aufgaben oder Zuständigkeiten definiert. Typische Anwendungsgebiete sind Support-Abteilungen, Assistenz- und Stellvertreterfunktionen oder rollendefinierte Verantwortlichkeiten. Wechselt beispielsweise der/die Referatsleiter:in in einer Behörde, so hat der/die Nachfolger:in sofort Zugriff auf sämtliche E-Mails eines Funktionspostfachs, sobald er/sie dafür per Serverfreischaltung authentifiziert ist. Das erleichtert die Zuordnung, verbessert die Usability und vereinfacht den Kommunikationsfluss.
Materna Virtual Solution macht die Shared Mailboxes jetzt auch für die mobile Kommunikation und Kollaboration auf höchstem Sicherheitsniveau verfügbar. Die entsprechende Funktionalität von Microsoft Exchange wurde als Modul (Team-Mails) in die hochsichere ultramobile Systemlösung SecurePIM Government SDS integriert. Damit stehen Multifunktionspostfächer ab sofort auch für den mobilen Einsatz auf der sicherheitskritischen Ebene von Verschlusssachen nach VS-NfD bereit. Vertrauliche E-Mails eines Funktionspostfachs können von allen Zugangsberechtigten jederzeit und überall gelesen, versendet und verwaltet werden – und das alles ohne Mehrkosten. Das Modul ist standardmäßig in die Kommunikation- und Kollaborations-Lösung integriert, aufpreisfrei verfügbar und muss lediglich vom Administrations-Team aktiviert werden.
Aus einem Funktionspostfach heraus haben die Account-Mitglieder auch Zugriff auf die integrierten Kalender- und Dokumentenmodule. Im nächsten Schritt ist es geplant, auch verschlüsselte E-Mails lesen, senden und verwalten zu können. Als weitere wichtige Neuerung soll dann auch die Funktion der Push-Notifications verfügbar sein. Jeder Berechtigte eines Multifunktionspostfachs kann sich dann mit einem einfachen Klick für entsprechende Nachrichten freischalten lassen. Zudem werden in naher Zukunft sogenannte Public Folder als zusätzliche Technologievariante den Zugriff auf gemeinsam geteilte Postfächer gestatten.