Der Trend geht immer mehr zu mobilen bzw. hybriden Arbeitsplatzmodellen. Auch in Kommunen ist diese Entwicklung sichtbar, da mobiles bzw. ortsunabhängiges Arbeiten für Mitarbeitende immer selbstverständlicher wird. Allerdings hakt es vielerorts noch an der Umsetzung.
Die Zeiten des klassischen Büro-Alltags gehören längst der Vergangenheit an und auch in den Kommunen haben Homeoffice und mobiles Arbeiten Einzug gehalten. Viele Kommunen stehen bei der Umsetzung und der dafür notwendigen Digitalisierung allerdings noch vor großen Herausforderungen. Denn im Gegensatz zu Unternehmen haben Behörden längere Beschaffungs- sowie Investitionszyklen und müssen strengere rechtliche Vorschriften und Sicherheitsrichtlinien einhalten.
Laut der Studie Zukunftspanel „Staat und Verwaltung“ 2021 sind sich Behörden ihrem Nachholbedarf in puncto Digitalisierung bewusst und haben deshalb „verwaltungsinterne Maßnahmen zur Digitalisierung“ ganz oben auf ihre Prioritätenliste gesetzt.
Die Digitalisierung hat ihren Preis
Eine weitere Herausforderung für die Kommunen besteht darin, diese zusätzlichen Aufgaben trotz der pandemiebedingt angespannten Budgetlage zu bewältigen. Eins ist jedoch klar: Ohne Investitionen in die IT-Infrastruktur und die Anschaffung einer sicheren Kommunikations-Lösung ist die Digitalisierung kaum zu meistern. Ohne verschlüsselte Kommunikations-Anwendungen und Dienst-Handys bzw -Tablets, greifen Mitarbeiter:innen nämlich gezwungenermaßen auf ihre privaten Geräte und auf unsichere Apps wie WhatsApp und Co. zurück. Diese sogenannte Schatten-IT gilt es einzudämmen, da diese große Risiken und Gefahren im Hinblick auf IT-Sicherheit und DSGVO mit sich bringt.
Kommunen brauchen daher sowohl für die interne, als auch externe Kommunikation dringend eine passende Kommunikations-Lösung, die Sicherheit, Bedienungskomfort und Funktionalität in sich vereint.
Die Zukunft der Behörden ist mobil
Die Arbeit von Behördenmitarbeiter:innen wird auch in Zukunft durch die vermehrte Nutzung ultramobiler Geräte wie Smartphones und Tablets geprägt sein. Diese Endgeräte müssen ein sicheres und komfortables Arbeiten und Kommunizieren garantieren. Das heißt, dass sie über gesicherte und gleichzeitig einfach zu bedienende und intuitive Anwendungen verfügen müssen, die idealerweise den bekannten Office-Anwendungen ähneln. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter:innen auch weiterhin zu WhatsApp und Co. greifen. Damit Behördenmitarbeiter:innen nicht zwei Geräte mit sich herumtragen müssen, stehen neben dem klassischen Diensthandy zwei weitere Modelle zur Auswahl: COPE (Corporate Owned, Personally Enabled) und BYOD (Bring Your Own Device). Beim COPE-Modell stellt die Behörde ihren Mitarbeitenden dienstliche Endgeräte zur Verfügung, die auch für den privaten Gebrauch freigegeben sind. Bei einer BYOD-Strategie hingegen verwenden Mitarbeiter:innen ihre privaten Geräte auch für dienstliche Zwecke. Auf kommunaler Ebene ist bereits ein starker Trend zum BYOD-Modell zu erkennen. Das liegt unter anderem daran, dass Kommunen häufig nicht die finanziellen Mittel haben, ihre Mitarbeiter:innen mit dienstlichen Geräten auszustatten. Auf Bundesbehörden-Ebene hingegen spielt dieses Modell jedoch keine Rolle. Ein Grund hierfür ist die häufige Arbeit mit Verschlusssachen bis zur Geheimhaltungsstufe VS-NfD, die nicht auf jedem beliebigen Gerät bearbeitet werden dürfen.
Strikte Trennung von privaten und dienstlichen Daten
Da die Geräte sowohl bei BYOD als auch bei COPE für private und dienstliche Zwecke genutzt werden, bedarf es besonderer Sicherheitsstandards. Für die dienstliche Nutzung eines ultramobilen Endgeräts müssen Sicherheitsvorschriften wie z.B. die strikte Trennung von privaten und dienstlichen Daten eingehalten werden. Eine geeignete Kommunikations-Lösung muss diese Vorschriften und alle Sicherheitsstandards erfüllen.
Unsere Zukunft ist mobil und auch die Mitarbeiter:innen in Kommunen haben den Anspruch, sicher und bequem von überall aus arbeiten zu können. Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden eine Kommunikations-Lösung an die Hand geben, die es ermöglicht, auf nahezu jedem beliebigen ultramobilen Endgerät sicher und komfortabel arbeiten zu können.