Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) fehlt es häufig an einer einheitlichen IT-Infrastruktur und den entsprechenden Kommunikations- und Kollaborations-Tools, um ihren Mitarbeitenden sicheres ultramobiles Arbeiten ermöglichen zu können. In diesem Blog-Artikel zeigen wir Ihnen, warum Lösungen dieser Art gerade für BOS unverzichtbar sind.
Der Sammelbegriff „BOS“ vereint unter anderem Polizei und Rettungsdienste, aber auch das Technische Hilfswerk. Das Besondere an diesem Berufsfeld ist, dass die Mitarbeiter:innen den größten Teil ihres Arbeitstages unterwegs im Einsatz verbringen. Bei diesen Einsätzen zählt teilweise jede Sekunde. Sichere, digitale Kommunikations-Lösungen, die den Austausch der verschiedenen BOS auch während eines Einsatzes in Echtzeit ermöglichen, sollten deshalb selbstverständlich sein.
Die Realität sieht allerdings anders aus: Der Arbeitsalltag von BOS-Mitarbeiter:innen ist immer noch von Formular- und Zettelwirtschaft geprägt, weil die erforderlichen ultramobilen Endgeräte fehlen bzw. nicht vollständig in die Backend-Systeme integriert sind. Das liegt unter anderem daran, dass das IT-Sicherheitsgesetz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für Hard- und Software Mindeststandards für die IT-Sicherheit – wie Verschlüsselungsverfahren, Datenauthentifizierung oder die Interoperabilität beim Digitalfunk – verlangt.
Auf dem Markt gibt es zwar Tools und Anwendungen, die diesen strengen Anforderungen entsprechen, aber ihre Anschaffung ist teuer und die Budgetlage in der BOS-Welt angespannt. Hinzu kommt erschwerend, dass es im Behördenumfeld keine verbindlichen Standards für die IT-Infrastruktur gibt und sich die unterschiedlichen Behörden und Organisationen auf keine einheitliche Anwendung einigen können. Stattdessen ziehen sie den Einsatz ihrer eigenen und gleichzeitig teuren On-Premise-Lösung dem weitaus agileren Cloud Computing vor. Solange sich das nicht ändert, bleiben die Interoperabilität und die Flexibilität der BOS-Arbeit in weiter Ferne.
Mangels geeigneter Alternativen greifen viele BOS-Mitarbeiter:innen daher häufig auf ihre privaten Smartphones und unsichere Messaging-Dienste wie beispielsweise WhatsApp zurück. Dadurch entsteht allerdings eine Schatten-IT, die mit den hohen BOS-Sicherheitsstandards nicht vereinbar und daher streng verboten ist.
Des Rätsels Lösung
Um diese Form der Schatten-IT in Zukunft zu verhindern und die Sicherheit sowie den Schutz der Daten von BOS zu garantieren, braucht es eine moderne Kommunikations-Lösung, die den hohen Sicherheitsstandards des BSI entspricht. Die Lösung sollte in die bereits vorhandenen Backend-Systeme der BOS integrierbar sein und je nach Bedarf Verschlüsselungsmechanismen beinhalten, die die Verarbeitung und Kommunikation geheimhaltungspflichtiger Daten bis zur Geheimhaltungsstufe VS-NfD abdeckt. Bei BYOD- oder COPE-Modellen muss zudem sichergestellt werden, dass private und berufliche Daten sowie Anwendungen strikt voneinander getrennt werden. Darüber hinaus sollte die Anwendung in der Lage sein, eine große Anzahl von Lizenzen abzudecken, da die berechtigten Empfänger im Rahmen der Bund-Länder-Kooperation häufig wechseln. Zu guter Letzt muss sie einfach zu verwalten, und von den Anwender:innen intuitiv zu benutzen sein. Ansonsten läuft man Gefahr, dass die Applikation nicht akzeptiert wird und Mitarbeiter:innen wieder auf unsichere, nicht zugelassene Anwendungen ausweichen. Moderne Kommunikations-Lösungen, die mit der Container-Technologie ausgestattet sind, erfüllen all diese Auflagen unabhängig vom verwendeten Gerät und der genutzten Plattform.
In Anbetracht des sicherheitskritischen Aufgabenbereichs von Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben ist es paradox, wie sehr ihr Arbeitsalltag bis heute von analogen, handschriftlichen Prozessen geprägt ist. Die Lösung des Problems liegt auf der Hand: Es muss ein sicheres, ultramobiles Kommunikations- und Kollaborations-Tool her, welches die strengen Auflagen des BSI erfüllt und gleichzeitig einfach zu handhaben ist. Mangelnde finanzielle Ressourcen sind auch kein K.-o.-Kriterium mehr, da durch den Einsatz von BYOD-Modellen die Kosten erheblich reduziert werden können. Sobald sich BOS also auf eine einheitliche Anwendung einigen können, steht der sicheren ultramobilen Kommunikation von BOS-Mitarbeiter:innen nichts mehr im Wege.