Was sind öffentliche Ordner?

Öffentliche Ordner oder „Public Folders“ ermöglichen den Zugriff auf Informationen für große Gruppen oder sogar für Ihr gesamtes Unternehmen bzw. Ihre gesamte Behörde. Sie bieten eine einfache und effektive Möglichkeit, Informationen zu sammeln, zu organisieren und zu teilen.

Mithilfe von öffentlichen Ordnern können Sie Inhalte und Informationen in einer übersichtlichen Ordner-Hierarchie strukturieren. Die Ordner-Struktur können Sie dann in Outlook einsehen – und über die Suchfunktion gezielt durchsuchen.

Öffentliche Ordner eignen sich auch dazu, den Überblick über Gesprächsverläufe mit mehreren Teilnehmenden zu behalten und Gruppenkonversationen nachzuvollziehen.

Außerdem können Sie einen gemeinsamen Kalender mit Ihren Kolleg:innen nutzen.

Und das Beste: Um öffentliche Ordner nutzen zu können, brauchen Sie nur die entsprechenden Berechtigungen von Ihrem Administrations-Team – eine Installation von zusätzlichen Anwendungen wie z. B. SharePoint ist nicht nötig.

In einem öffentlichen Ordner in SecurePIM haben Sie derzeit Lesezugriff auf E-Mails. Funktionen wie das Erstellen, Bearbeiten und Senden von E-Mails sind derzeit noch nicht möglich, werden aber zeitnah folgen. Sie können nach Betreff und Inhalt in E-Mails suchen und Filteroptionen verwenden.

Sie können öffentliche Ordner über das Team-Mails-Modul sowohl in SecurePIM Enterprise und SecurePIM Government als auch in SecurePIM Government SDS verwenden. Damit Sie öffentliche Ordner nutzen können, muss Ihr Administrations-Team diese Funktion über Outlook aktivieren.

Wie nutze ich öffentliche Ordner?

Öffentliche Ordner können Sie mit oder ohne eingerichteter E-Mail-Adresse nutzen. Ist keine E-Mail-Adresse eingerichtet, können Sie Elemente aus Ihrem persönlichen Account über die „Verschieben“-Funktion in öffentliche Ordner verschieben. Möchten Sie Elemente weiterleiten oder auf Elemente antworten, erfolgt dies aus Ihrem persönlichen Account.

Haben Sie eine eigene E-Mail-Adresse für den öffentlichen Ordner eingerichtet, können Elemente per Mail an diese Adresse geschickt werden. Die Elemente sind dann im öffentlichen Ordner hinterlegt. Diese E-Mail-Adresse können Sie auch zum Senden neuer E-Mails sowie zum Weiterleiten und Antworten nutzen.

Das Einrichten von öffentlichen Ordnern ist im Vergleich zu freigegebenen Postfächern ein bisschen einfacher: Ihr Administrations-Team muss Ihnen nur die entsprechenden Berechtigungen erteilen und schon geht’s los.
Bei freigegebenen Postfächern hingegen benötigen Sie separate Zugangsdaten.